El uso de las boletas de pago electrónicas: Una herramienta que recobra vida en esta coyuntura

El uso de las boletas de pago electrónicas: Una herramienta que recobra vida en esta coyuntura

Si bien la entrega de boletas de pago solía ser un dolor de cabeza para muchas empresas con gran población laboral, ante la necesidad de cumplir su obligación formal de entregar las boletas de pago dentro del tercer día hábil del pago de las remuneraciones; en nuestra coyuntura actual se convierte en una obligación formal difícil de cumplir debido al aislamiento social y a las medidas de restricción de movilización que debemos acatar para evitar la expansión del Covid-19, por lo que retoma con fuerza la necesidad de aplicar medios tecnológicos en la documentación laboral.

Hace unos años, la normativa laboral permitió la firma electrónica en las boletas exigiendo un registro de firmas ante el Ministerio de Trabajo cuando la empresa contaba con más de 100 trabajadores, lo cual nunca llegó a implementarse. 

Hace no muchos años, con el Decreto Legislativo N° 1310, se aprobaron medidas adicionales de simplificación administrativa con incidencia laboral, autorizándose el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas (manuscritas) por la firma digital, según la legislación civil peruana, o la firma electrónica del empleador, conforme a la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales o el uso de microformas, conforme al D. Leg. N° 681.

Resulta conveniente indicar que la legislación peruana tiene dos normas sobre las que reposa la contratación electrónica: (i) Ley N°27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales; (ii) Ley N°27291, Ley que modifica el Código Civil permitiendo la utilización de los medios electrónicos para la comunicación de la manifestación de la voluntad y la utilización de la firma electrónica. Para tales efectos modifica los artículos 141° y 1374° del Código Civil y adiciona un artículo 141-A° a dicho cuerpo legal.

Por lo tanto, desde el año 2000, en el Perú existe un marco jurídico que le da valor legal a todo acuerdo celebrado en entornos digitales. El Código Civil reconoce que la manifestación de la voluntad puede realizarse a través de cualquier mecanismo digital o electrónico. En ese sentido, se puede utilizar cualquier mecanismo digital para enviar nuestras ofertas o aceptaciones con el objetivo de celebrar contratos. Esta práctica está completamente normalizada, pues diariamente compramos pasajes de avión a través de páginas web, pedimos comida y utilizamos transporte privado a través de aplicaciones, negociamos y celebramos contratos por Whatsapp, Facebook Messenger o correos electrónicos. En otras palabras, el comercio electrónico en nuestro país se sustenta en los artículos 141°, 141-A° y 1374° del Código Civil, lo que significa que el legislador ha dado libertad suficiente a las partes de escoger los medios electrónicos con el fin de contratar.

Sobre la base de estas normas el Decreto Legislativo N°1310, aprobó medidas adicionales de simplificación administrativa con incidencia laboral, autorizándose el uso de tecnologías de la digitalización.

Así el artículo 3 del Decreto Legislativo N°1310, estableció:

Artículo 3.- Simplificación para la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral.

 En la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral, se autoriza el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas, de acuerdo a las siguientes disposiciones:

 3.1 En todo tipo de documentos laborales, el empleador puede sustituir su firma ológrafa y el sellado manual por su firma digital, conforme a lo regulado por el artículo 141-A del Código Civil; o, su firma electrónica, emitida conforme a lo regulado por la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales; así como hacer uso de microformas, conforme a lo regulado por el Decreto Legislativo N° 681.

3.2 Cuando el pago de las obligaciones laborales económicas se deposite en cuenta por medio de empresas del sistema financiero, el empleador puede sustituir la impresión y entrega física de las boletas o constancias de pago por la puesta a disposición al trabajador de dichos documentos mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación, siempre que el medio utilizado garantice la constancia de su emisión por parte del empleador y un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador. En este supuesto no se requiere firma de recepción del trabajador.

3.3 Cuando en el marco de un procedimiento administrativo o inspectivo o a fin de acceder a servicios de la Autoridad Administrativa de Trabajo, la autoridad competente requiera la presentación de documentos que forman parte de los archivos del empleador, de una organización sindical, del trabajador, ex trabajador o de terceros; estos pueden, a elección del administrado, ser presentados en versión digitalizada del original.

3.4 Para todo efecto legal, los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago. Las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales deben observar esta disposición en sus actuaciones. Para el caso de la Oficina de Normalización Previsional, el empleador podrá destruir la información de planillas de pagos de periodos anteriores a julio de 1999 previa digitalización con valor legal o entregarla físicamente a la mencionada entidad.

3.5 Para el acceso a los servicios de la Autoridad Administrativa de Trabajo, dispuestos mediante el Decreto Legislativo N° 910, sólo se requiere la acreditación del vínculo laboral vigente o finalizado, según sea el caso. Mediante Decreto Supremo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo se regula las disposiciones establecidas en este artículo.

Ahora bien, cabe establecer las diferencias entre la “firma digitalizada”, la “firma electrónica” y la “firma digital”:

Firma Digitalizada: Este concepto es el que las personas normalmente confunden con la firma digital (en muchos casos inclusive denominan a este tipo de firma como “firma digital”). Consiste en la firma de puño y letra escaneada e insertada en un documento como una imagen. Este tipo de firma permite acreditar la identidad del firmante, pero tiene un bajo nivel de seguridad porque no garantiza la integridad de los datos y podría ser repudiada (desconocida). A modo de ejemplo, cualquier persona podría escanear la firma y hacerse pasar por otra persona. Asimismo, el receptor podría abrir el documento con un editor y cambiar el contenido. Por consiguiente, si bien es una forma valida de manifestar la voluntad, posteriormente, podrían ser objeto de cuestionamiento tanto a nivel de contenido (integridad) como a nivel de repudio.


Firma Electrónica: Se refiere a cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento, siempre que cumpla todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita. Dentro de los principales ejemplos de firma electrónica se encuentra el uso de un PIN, token o clave; así como cualquier tipo de verificación biométrica (firmas mediante la huella digital, iris de ojos, etc). En estos casos, para exigir los compromisos del contrato, se tendrá que demostrar la seguridad del sistema electrónico, la idoneidad de sus protocolos e infraestructura, así como las demás características que generen convicción sobre su confiabilidad para acreditar la identidad real del firmante y su voluntad de contratar.

Firma Digital: La firma digital ofrece un mayor nivel de seguridad y, por eso tiene el mismo valor que la firma manuscrita. Los documentos firmados digitalmente deben ser admitidos por cualquier entidad pública y entidad privada (incluidas otras personas y empresas), sin ningún tipo de observación o cuestionamiento.

La firma digital es una solución técnica basada en criptografía asimétrica que permite garantizar la integridad del documento, la identidad de las partes, la confidencialidad del contrato y, por lo tanto, evita el repudio.

Ahora bien ¿Por qué la firma digital es tan segura?

  • En primer lugar, para que la firma digital tenga este valor pleno (el mismo que el de una firma manuscrita), el software de emisión de firma digital utilizado (y el de sus contrapartes en un contrato) debe estar acreditado y debidamente registrado ante el Indecopi que es la autoridad a cargo de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE).
  • En segundo lugar, este tipo de firma electrónica utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único, compuesto por una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí. Para ello se ha de generar mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Esto implica que, en las boletas de pago, los contratos de trabajo, adendas o prórrogas de estos, convenios individuales o colectivos; CTS, entre otros, ya no será necesaria la firma manuscrita del empleador o su apoderado, bastando la firma digital o electrónica sin requerirse registro alguno ante el sector Trabajo. Lo anterior permite el envío por correo electrónico de los citados documentos, su puesta a disposición en la intranet empresarial e inclusive en un aplicativo (app) que les permita acceder a estos mediante teléfonos inteligentes.

Cabe señalar que no será obligación ni responsabilidad del empleador que el trabajador revise los indicados documentos, pero sí tener la seguridad que pueda acceder a ellos de forma oportuna y sin costo alguno.

Consideramos positivo el uso de la tecnología en las relaciones laborales, pues facilita el cumplimiento obligaciones de índole formal y reduce sobre costos para el empleador; y en tiempos como los que vivimos actualmente, se convierte, además, en una herramienta de prevención de la propagación del Covid-19.

Esperamos que la Sunafil este a la altura de las expectativas al efectuar las fiscalizaciones y no se sancione a aquellas empresas que hubieran reemplazado el tradicional cargo de entrega físico por este tipo de mecanismos modernos que suponen un similar nivel de cumplimiento legal. Lo contrario no haría más que devolvernos a la época de la firma manuscrita y alejarnos más de la modernidad en materia laboral.